Projectbeheersing bij Pro Infra

Hoe beheers je een project om binnen de gestelde tijd aan de verwachtingen van de opdrachtgever te voldoen? Hoe zorg je ervoor dat het projectteam weet wat er moet gebeuren? Hoe ga je om met afwijkingen van het vooraf bedachte plan? Dit zijn allemaal vragen waar we als projectleider dagelijks mee bezig zijn. Ik neem u graag mee in mijn ervaringen en onze aanpak op het vlak van projectbeheersing, kortom: een kijkje in de keuken van Pro Infra!

Informatiemanagement

Wie regie heeft over de informatie, heeft regie over het project. Daarom focussen we ons bij projectmanagement vooral op het beheer van inkomende en uitgaande informatie. Op deze manier zorgen we ervoor dat onze producten voldoen aan de verwachtingen en eisen van onze opdrachtgever. De voor het product relevante informatie leggen we vast in Sharepoint. Onze werkvoorbereider analyseert vervolgens iedere bron en vertaalt deze in zelfstandig leesbare eisen. Zo vertalen wij een document van honderd pagina’s naar behapbare eisen.

Expliciet maken wat niet eenduidig is

Wensen en eisen van stakeholders, beheerders en omwonenden zijn niet altijd SMART geformuleerd, terwijl dit juist belangrijk is om achteraf te kunnen bepalen of wij aan de wensen en eisen hebben voldaan. We stellen onszelf daarom de volgende drie vragen voordat we het ontwerptraject beginnen:

• Is de eis duidelijk?
• Hebben we alle informatie om de eis te kunnen verwerken?
• Hoe gaan we de eis aantonen?

Als we geen duidelijk antwoord op deze vragen kunnen geven, gaan we met onze opdrachtgever in gesprek om de eis te verduidelijken. Als de wensen en eisen voor ons duidelijk zijn, leggen we deze vast in onze op maat gemaakte Relatics-omgeving.

Verifiëren van producten en vastleggen van afwijkingen?

De eisen voor een product bepalen de invulling ervan. De vakdeskundige houdt bij het opstellen van het product daarom rekening met deze eisen. Door deze manier van werken zorgen we er niet alleen voor dat we invulling geven aan alle eisen, maar ook dat we het vroegtijdig signaleren als dit niet lukt. Wanneer we niet (kunnen) voldoen aan een eis, leggen we dit vast in een afwijking. Hierbij maken we ook de impact van de afwijking inzichtelijk. Aan de hand hiervan bespreken we de gevolgen met onze opdrachtgever.

Communicatie

Communicatie is key. Daarom zorgen we ervoor dat we in contact blijven. Dit doen we door het houden van periodieke voortgangsoverleggen op basis van ons voortgangsbulletin. In deze overleggen bespreken we het opgeleverde werk, de korte termijnplanning, de afwijkingen op de GROTIK-aspecten en de gevraagde acties van onze opdrachtgever. We zijn daardoor open en duidelijk over onze voortgang en afwijkingen. Wanneer we onze aanpak moeten aanpassen door problemen, bespreken we dit.

Fase-overgangen

Wij hechten veel waarde aan een beheerste fase-overgang. Toch gebeurt het vaak dat werkpakketten niet geheel afgerond zijn voor het einde van een fase. Ook komt het regelmatig voor dat er openstaande punten overgenomen moeten worden naar een nieuwe fase. Deze punten leggen we als issue vast in onze baseline-rapportage. Per issue worden de beheersmaatregelen en impact op de GROTIK-aspecten in beeld gebracht. Hierdoor is het voor iedereen duidelijk waar het project staat en wat de openstaande punten zijn.

Daarnaast voeren we aan het einde van een fase een fase-evaluatie uit. We staan hierin samen met onze opdrachtgever stil bij de kwaliteit van onze producten, werkwijze, aanpak en samenwerking/communicatie. De punten die uit deze evaluatie komen, verwerken we in de volgende fase. Door zo snel mogelijk te weten waar we ons kunnen verbeteren, kunnen we effectief bijsturen.

Planning

De planning gebruiken we voor het afstemmen van verwachtingen. In de planning wordt duidelijk wanneer we activiteiten oppakken en hoe we tot een product komen. Ook is in de planning aangegeven wie er verantwoordelijk is voor een taak. De projectplanningen verwerken we in een integrale afdelingsplanning. Deze bespreken we wekelijks. Op die manier valideren we continu of we op schema liggen en of we voldoende capaciteit hebben.