Ook voor UAV-GC contracten is Pro Infra de juiste partner

De contractvorm UAV-GC is bij uitstek geschikt voor complexe multidisciplinaire projecten met risico’s die het beste gecontroleerd kunnen worden door de markt. In onze aanpak staat het in kaart brengen en beheersen van de risico’s dan ook centraal. Daarnaast besteden we veel aandacht aan de eisen en wensen van de omgeving en het inzichtelijk maken van de omgevingsparameters. Kwaliteit, daar zijn we heel specifiek in bij Pro Infra. Daarom hier een uitgebreide beschrijving van de verschillende stappen die wij zetten bij het maken van UAV-GC contracten. 

Heldere klantvraag

Wij beginnen ieder project met het concreet maken van de klantvraag. Dit doen we door het opstellen van een plan van aanpak waarin we de uit te voeren activiteiten, te leveren producten en het tijdsbestek opnemen. Op deze manier kunnen we het project beheerst en efficiënt doorlopen. 

Risico-inventarisatie

Een van onze eerste activiteiten bij de voorbereiding van een UAV-GC contract is het houden van een risicosessie. We inventariseren de risico’s per periodiek en voegen deze toe aan onze risico-database. Het uitvoeren van onderzoeken en stakeholdergesprekken zijn momenten waarop nieuwe risico’s geformuleerd kunnen worden. Na deze momenten organiseren we dan ook een risicosessie.

Per risico bepalen we de beheersingsstrategie; hierin kiezen we uit: beheersen, overdragen, accepteren of verzekeren. Voor de risico’s die we beheersen nemen we herleidbaar eisen op in de vraagspecificatie. De risico’s die we overdragen nemen we expliciet op in de annex van het contract.

Klant- en systeemeisenspecificatie (KES en SES)

Tijdens de KES- en SES-fase voeren we verschillende onderzoeken/analyses uit om de omgevingsparameters in kaart te brengen. De scope van de onderzoeken baseren we op onze risicoanalyse en stemmen we met de opdrachtgever af. Deze onderzoeken worden bij het contract gevoegd om de aannemer in staat te stellen een goed ontwerp te maken en het werk op veilige wijze uit te voeren. 

Stakeholderanalyse

De klanteisenspecificatie (KES) beschrijft de wensen van de stakeholders binnen een project. Om tot een KES te komen is het belangrijk om eerst te weten met welke stakeholders gesproken moet worden. Hiervoor stellen wij een stakeholderanalyse op waarin het ‘System of Interest’, de belangen, en de invloed van de stakeholder zijn opgenomen. Per stakeholder formuleren we een specifieke strategie.

Zodra de stakeholderanalyse is afgerond halen we de klantwensen op door het voeren van stakeholdergesprekken. Bij het gesprek is de omgevingsmanager en Systems Engineer aanwezig. De uitkomst van een stakeholdergesprek zijn SMART geformuleerde eisen of wensen van de stakeholder. Deze eisen of wensen worden aan het einde van het gesprek gevalideerd met de stakeholder.

Na het ophalen van alle klanteisen voert Pro Infra tegenstrijdigheids-, kosten-, risico- en raakvlakanalyses uit. Op basis van deze analyses en de projectcontext stellen we een honoreringsadvies op. Hiermee adviseren we de opdrachtgever over het overnemen of niet overnemen van klanteisen. De uitkomst van deze honorering koppelen we terug aan de stakeholders. 

Systeem- en contextanalyse

Door het uitvoeren van een systeemanalyse maken we herleidbaar inzichtelijk wat het systeem is. De systeemanalyse wordt uitgevoerd doormiddel van een functieanalyse, een aspectenanalyse en een raakvlakkenanalyse. Na het uitvoeren van deze analyses stellen we een contextanalyse op. Dit doen we door het maken van contextdiagrammen van het project en de verschillende systemen in het project. Zo worden de raakvlakken tussen systemen inzichtelijk. 

Eisenanalyse en eisen formulering

In de eisenanalyse en -formulering vertalen we de functieanalyse, KES, raakvlakanalyse en contextanalyse naar SMART geformuleerde eisen deze eisen koppelen we aan een systeem of aan een proces. De output van de eisenanalyse is een duidelijke lijst met eisen herleidbaar naar de KES of eerdere analyses 

Opstellen vraagspecificaties

De laatste fase betreft het vertalen van de eisen in contractdocumenten. Hiervoor baseren we ons indien gewenst op standaard templates van onze opdrachtgever. We vertalen de systeemeisen naar de relevante vraagspecificaties en vullen de Annexen. Daarnaast voegen we de onderzoeken en overige bijlage toe zodat de opdrachtnemer voldoende informatie heeft om een passende aanbieding te doen. 

Borgen van kwaliteit bij contractvorming

Volgens ons ISO9001-gecertificeerde kwaliteitsmanagementsysteem borgen we de kwaliteit van het contract door middel van een vierogen-principe. Alle contractonderdelen worden afzonderlijk gecontroleerd door een teamlid en de projectleider. Na deze controle toetst een intern reviewteam het integrale contract. Dit reviewteam bestaat uit experts bij opdrachtgever én opdrachtnemer. Zij focussen onder andere op de samenhang van de verschillende vraagspecificaties en bijlagen. Hierbij hebben ze oog voor de projectrisico’s, tegenstrijdigheden, raakvlakken en omgevingsfactoren. 

Breed partnernetwerk

Soms zijn er projecten die specifieke kennis of ervaring vragen. Hiervoor zetten we, indien nodig, ons uitgebreide netwerk in. We vragen onze partners met ons het betreffende contract te challengen op de specifieke onderwerpen. Bijvoorbeeld als het gaat om ARBO-wetgeving of het toepassen van speciale materialen. Zo worden wij zelf ook weer wijzer en kunnen we de kwaliteit van het contract verzekeren bij onze opdrachtgever.

Lees ook: De aanpak van Pro Infra bij RAW-bestekken